Il n’est jamais agréable de devoir courir après son argent. Or, c’est souvent la réalité qui touche un grand nombre de petites, de moyennes ou même de grandes entreprises. Afin de bien saisir les recours qui s’offrent à votre entreprise, nos avocats vous présentent 4 solutions pour récupérer le montant de vos factures impayées, le tout illustré par des exemples !
Pour mettre toutes les chances de votre côté pour récupérer votre argent, nous vous conseillons de toujours commencer par des options ouvertes plutôt que d’entamer dès le début des procédures judiciaires ou de recouvrement.
Envoyez une lettre de relance au client
Nous savons qu’un retard de paiement peut vous mettre en colère et nous le comprenons. En même temps cela peut mettre en péril la trésorerie de votre entreprise. Cependant, ne négligez jamais les rapports humains dans ce type de conflit. Parfois une bonne communication peut vous permettre de régler plus rapidement le problème et vous faire économiser de l’argent.
Même si aucune raison n’est valable, vous ne connaissez pas la situation de votre client et ce n’est pas forcément un mauvais payeur. Peut-être a-t-il simplement oublié de régler votre facture ou qu’il ne l’a pas reçu ?
Par conséquent, nous vous recommandons vivement d’envoyer une lettre de relance 14 jours après la date de paiement pour lui rappeler de régler sa dette. Vous pouvez soit passer par une lettre manuscrite envoyée par la poste ou bien un courriel.
Pour faire une bonne lettre de relance, il est important d’indiquer clairement le numéro , la date d’émission et le montant de la facture. Si votre client ne rembourse pas sa dette, dans ce cas, nous vous conseillons de passer à l’étape suivante en contactant directement le client par téléphone ou en faisant intervenir un tiers.
Appelez votre client et tentez de négocier
Si malgré votre relance écrite, votre client n’a toujours pas réglé sa dette, vous pouvez tenter de l’appeler pour discuter de vive voix. Le but n’est pas d’accuser votre client, mais seulement de lui rappeler qu’il a des créances à régler. Passer par un appel peut aussi vous permettre d’en savoir plus sur la situation et vous permettre de trouver d’autres solutions pour récupérer votre argent comme proposer une facilité de paiement.
Une nouvelle fois, si malgré vos rappels par écrit et vos appels, la situation ne se règle pas, c’est que vous êtes peut-être face à un mauvais payeur et que ce n’est pas un simple oubli. Dans ce cas, vous pouvez faire appel, en fonction de la situation, à une agence de recouvrement ou bien de passer à la prochaine étape en envoyant une mise en demeure.
Faire appel à une agence de recouvrement
Cette option convient particulièrement aux entreprises ayant un grand nombre de factures impayées. L’agent de recouvrement agit comme un médiateur et est strictement encadré par la loi. De manière générale, les agences de recouvrement ont deux possibilités : l’envoi de courriers et les appels aux clients.
Si vous manquez de temps pour gérer le processus de relance des paiements en retard, faire appel à une agence de recouvrement peut être une option à envisager. Cependant, confier cette tâche à une entreprise externe comporte des risques, car elle ne possède pas nécessairement toutes les informations sur vos clients ou sur votre business model.
Envoyez une lettre de mise en demeure
Si au bout de 90 jours, vous n’avez toujours pas reçu votre paiement, il est temps pour vous d’envoyer une mise en demeure pour facture impayée.
Une lettre de mise en demeure vous permet d’indiquer à une personne ou une entreprise ce que vous lui reprochez de manière formelle. C’est une étape fortement recommandée, voire obligatoire, avant d’entamer des poursuites judiciaires. Pour rédiger cette lettre, vous avez la possibilité de le faire vous-même ou de consulter un avocat pour mise en demeure.
Il y a plusieurs avantages de prendre contact avec un avocat pour faire rédiger votre mise en demeure. Pour commencer, cela va représenter un véritable gain de temps, car l’avocat va s’occuper de la rédaction complète du document en respectant tous les points qu’on peut attendre d’une mise en demeure. Aussi, ce dernier va apposer sa signature, ce qui va renforcer votre position face à votre client et lui montrer votre détermination de résoudre ce problème. Il arrive souvent que des clients prennent peur et chercher à négocier à la suite d’une mise en demeure signé par un avocat, car l’impact psychologique est beaucoup plus important. C’est un élément à ne pas négliger surtout si cela peut vous éviter d’entrer dans des poursuites judiciaires.
Alors, si vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté, n’hésitez pas à faire appel à notre service de mise en demeure en ligne.
Entamez des poursuites judiciaires
Finalement, vous avez envoyé votre lettre de mise en demeure, mais le client ne paie pas sa facture dans les délais que vous avez fixé ? La dernière solution qu’il vous reste est d’entamer des poursuites judiciaires pour faire valoir vos droits.
Le tribunal compétent dépendra des sommes en jeu. Ainsi, si le montant dû est :
- Inférieur à 15 000$, alors vous devrez contacter la division des Petites Créances.
- Compris entre 15 000.01$ et 74 999.99$ alors vous devrez faire une demande à la Cour du Québec.
- Compris entre 75 000,00 $ et 99 999,99 $ il faudra vous adresser à la Cour du Québec ou de la Cour supérieure.
- Supérieur à 100 000$ vous devrez déposer votre dossier à la Cour supérieure.
Si vous vous présentez devant la division des petites créances, sachez que c’est à vous de vous défendre, mais rien de vous empêche de consulter un avocat pour vous aider à préparer votre dossier ainsi que votre défense. L’objectif est de mettre toutes les chances de votre côté pour récupérer votre paiement.
Exemple et mise en situation d’une facture impayée
Pour illustrer la situation, voici une mise en situation d’un scénario qui pourrait vous arriver un jour. Les noms utilisés sont fictifs.
Chantale est propriétaire de la compagnie Les Emballage Carton Vert Inc. Sa compagnie, qui comporte huit employés, fournit des emballages en carton biodégradable. Sa clientèle se compose principalement de petites entreprises locales qui œuvrent dans la restauration et les produits alimentaires.
Or, un de ses clients réguliers, Jus Bleuets Inc, a l’habitude de faire des commandes de contenants pour jus environ trois fois par année. La façon de procéder de Chantale et son entreprise est d’émettre des factures payables dans les 30 jours de la réception, faute de quoi des intérêts de 2% commencent à courir.
Il arrivait souvent que Jus bleuets Inc paye ses factures un peu en retard, mais jamais très longtemps après les 30 jours demandés. Or, ils n’ont toujours pas payé leur dernière facture qui date maintenant de plus de 3 mois. De plus, la dernière commande était plus grande qu’à l’habitude, la compagnie cherchant à ouvrir son marché vers l’Ontario. La facture de la commande s’élève à 9 700$.
Même si ces montants sont considérés comme des actifs dans le bilan de sa société, Les Emballages Carton Vert Inc ne peut pas profiter de cette liquidité tant qu’ils ne sont pas payés. Chantale a vraiment besoin de cette liquidité pour acheter de la matière première. Après plus de trois mois d’attente, Chantale se questionne maintenant sur les moyens qu’elle a pour récupérer le montant de 9 700$.
Pour conserver de bonnes relations, Chantale décide d’envoyer une relance de facture impayée par courriel à son client. Sans réponse, elle tente alors d’appeler elle-même la compagnie. Au téléphone, elle ne reçoit que des réponses évasives. On lui dit que la compagnie Jus Bleuets inc éprouve quelques problèmes de liquidité et qu’il n’est pas possible de donner une date précise de paiement. Chantale tente alors une nouvelle approche.
Chantale consulte alors un avocat qui offre un service de négociation à somme forfaitaire pour lui mandater de trouver une entente avec Jus bleuets. Après l’entretien avec l’avocat, elle se dit prête à offrir un échéancier de paiement à l’entreprise pour récupérer rapidement un minimum de liquidité.
Lors de sa discussion avec l’entreprise. L’avocat se fait dire que finalement, Jus Bleuets Inc étaient insatisfait de la dernière commande et que dorénavant, ils ont décidé de faire affaire avec une autre compagnie d’emballage moins cher, mais à l’étranger. Il n’est pas étonnant de constater que lorsqu’il y a un intermédiaire dans un conflit, les parties tendent à être plus honnêtes et donner les vraies raisons du refus de paiement.
Ainsi, la compagnie dit ne pas vouloir payer la commande, sans vraiment expliquer le problème lié aux contenants de jus livrés. Après que l’avocat lui ait rappelé ses obligations légales, le représentant légal de Jus Bleuets Inc dit qu’il tentera de payer lorsqu’il aura la liquidité nécessaire, mais refuse de s’entendre sur un échéancier précis.
Ainsi, l’avocat et Chantale se rendent compte qu’il y a une impasse pour un terrain d’entente précis. Chantale passe donc à la prochaine étape.
Toujours sans nouvelles, Chantale décide d’envoyer une mise en demeure. Cette étape est préalable avant d’instaurer une poursuite judiciaire à la Cour compétente. Chantale fait signer la lettre par son avocat afin de mettre plus de pression sur la compagnie Jus Bleuets Inc.
Une semaine plus tard, Chantale, la propriétaire de Les Emballages Carton Vert Inc reçoit une lettre de réponse à la mise en demeure de la compagnie Jus Bleuets Inc qui dit ne pas avoir peur d’une poursuite et qu’elle refuse de payer la totalité de la facture.
Se rendre à l’étape de la poursuite judiciaire n’est peut-être pas la meilleure solution pour garder une relation d’affaires, mais parfois il faut prendre les grands moyens pour récupérer l’argent qui nous est dû. Accompagnée de son avocat qui fait la demande pour elle, Chantale introduit une demande à la Cour des petites créances pour obtenir le paiement de sa facture.
Finalement, Chantale aura eu gain de cause dans son jugement dans la mesure où le juge aura condamné Jus Bleuets Inc. à payer l’entièreté du contrat initial avec l’intérêt au taux légal. Dans les circonstances, Chantale est satisfaite d’avoir récupéré les sommes dues.
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